Ideascalen ominaisuudet

Ydintoimintojen jatkuva tarkastelu ja kehittäminen on elinehto kaikille yrityksille ja julkishallinnolle. Oikeiden menetelmien ja työkalujen valinta on tärkeä osa rakennettaessa toimiva innovointikulttuuri, johon kuuluu mm. uudistumiskyky, pätevä innovointijohtaminen, motivoituneiden ihmisten sitoutuminen jatkuvaan parantamiseen sekä kyky viedä valitus kehityshankkeet tehokkaasti maaliin.

Miten ydintoimintoja tukeva tieto ja näkemys hankintaan? Kuinka potentiaalisimmat kehityskohteet tunnistetaan? Miten tulevien vuosien kehitysinvestoinnit valitaan? Miten valituista haasteista edetään ratkaisujen ideointiin? Otetaanko ehdotusten tarkastelussa kaikki keskeiset näkökulmat huomioon? Miten ideat arvioidaan? Miten projektin virstanpylväät määritellään? Miten päätökset hankkeiden etenemisestä tehdään? Miten osallistujat saadaan aidosti sitoutumaan hankkeisiin? Miten varmistetaan, että kehittäminen on tavoiteltu osa koko yhteisön arkea? Tässä kaikessa autamme mielellämme.

Corefinerin IdeaScale-alusta on saatavilla monipuolisten lisäpalvelujen kera: tarjoamme innovointijohtamisen asiantuntijapalveluita, koulutusta, kampanjoiden sisällöntuotantoa, IdeaScalen operointitukea sekä raportointi- ja analyysipalveluita. Corefinerin tukipalvelut ja IdeaScalen 24/7 englanninkielinen tuki takaavat, että mahdollisiin kysymyksiin ja ongelmiin saadaan nopeasti vastaus.

Alustalla tarkasteltavien kehityshaasteiden perusvaiheita ovat

• Teeman taustoitus, orientaatio ja tehtävänanto (Pre-Launch)
• Ideoiden ja aloitteiden keruu (Idea Collection)
• Ideoiden jalostaminen (Idea Refinement)
• Ideoiden arviointi (Idea Review)
• Toimeenpano (Implementation).

Ideascale on selainpohjainen pilviratkaisu (SaaS, Software as a Service), joten se on käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta. Käyttöliittymä voidaan sovittaa yrityskuvan mukaiseksi. Eri päätelaitteille mukautettu responsiivinen käyttöliittymä mahdollistaa esimerkiksi käytön älypuhelimella. Parannusehdotuksia, ideoita ja kommentteja voi kätevästi tallentaa järjestelmään vaikkapa tehdaslattialta kuvan kera. IdeaScale on monipuolisesti konfiguroitavissa yrityskuvan ja teeman tarpeisiin.

Corefinerin IdeaScale-alusta on monipuolisesti konfiguroitavissa yrityksen tarpeisiin. Pienimmillään voidaan ottaa käyttöön yksittäinen, määräajan auki oleva kampanja (haaste), jolloin valittuun osallistujajoukkoon kohdentuen kehitettävään asiaan liittyviä ideoita kerätään ja prosessoidaan määritetyn työnkulun mukaisesti. Jatkuvaan kehittämiseen soveltuu hyvin koko ajan avoinna oleva ratkaisu, jota voidaan hyödyntää erityisen hyvin esimerkiksi sisäisenä henkilöstön aloitekanavana. Tällöin ei välttämättä rajoiteta idean kohdetta millään tavoin, mutta henkilöstön aktivoimiseksi saatetaan vaikkapa kuukausittain kannustaa ihmisiä julkaisemaan ideoita jonkin yksittäisen teeman alla.

Corefinerin IdeaScale-alustan joustavan laajennettavuuden avulla voidaan yrityksen innovaatioprosessissa hyödyntää useita erilaisia työnkulkuja. Ideat voidaan ensiarvioinnissa luokitella käsiteltäväksi nopeutetun prosessin mukaisesti, jolloin käytetään vähemmän jalostusvaiheita. Laajempien kokonaisuuksien kohdalla voidaan idea ohjata perusteellisempaa analysointia ja työstämistä vaativaksi, jolloin saatetaan prosessin eri vaiheissa idean sisältöä rikastuttaa erilaisten asiantuntijaryhmien toimesta ennen lopullista johdon hyväksyntää toteuttamisesta.

IdeaScale on käyttöliittymältään monikielinen. Kieliversioita on yli 30, ja ne on toteutettu käännöstoimistotyönä. Yhteisön tiedoissa määritellään koko yhteisöä koskeva kielimääritys. Yksittäisen käyttäjän parametreissa määritetään hänen kieliasetuksensa. Tämän määrityksen mukaisesti käyttöliittymä aktivoituu käyttäjän asettaman kielisyyden mukaiseksi. Hallinnoija (Admin, Moderoija) määrittelee kielen tuottamalleen aineistolle, kuten ohjeistus-, tiedonkeruu- ja kommentointikentät. Osallistujien antamat ideat ja kommentit käännetään joko moderoijan toimesta halutulle yhteiselle kielelle, teksti säilytetään alkuperäiskielisenä tai osallistujien tuottama teksti käännetään reaaliaikaisesti käyttäjän määrittelemälle kielelle optiona tarjottavan IdeaScalen käännösmoduulin avulla.

IdeaScale tarjoaa lukuisia tapoja sovittaa ideoinnin työnkulku (workflow) kuhunkin tarpeeseen.

Jatkuvasti 24/7 auki oleva Aloitejärjestelmä sopii erinomaisesti jatkuvaan kehittämiseen. Aloitejärjestelmää voidaan hyödyntää esimerkiksi sisäisenä henkilöstön aloitekanavana tai suunnittelu- ja alihankintaketjun jäsenten välisenä yhteistyöväylänä. Aloitejärjestelmässä ei välttämättä rajoiteta idean kohdetta millään tavoin. Ideoita voidaan kuitenkin nostaa ehdotuslistan kärkeen moderoijan toimesta, tai osallistujat voivat lajitella idealistaa täggäysten, äänestystulosten tai kommenttien määrän perusteella.  Aloitejärjestelmä rakennetaan yleensä siten, että lukuisista ideoista kyetään seulomaan lupaavimmat tehokkaiden pika-arviointien avulla.

Idean hyvä menestyminen Aloitejärjestelmän pika-arvioinneissa johtaa usein joko välittömään toimeenpanoon tai esityksen tarkempaan käsittelyyn. Tällöin otetaan käyttöön syvällisempi tarkastelu, Kehityshaaste. Tämä on kampanjatyyppi, jossa käsitellään kohdennetusti yhtä teemaa, yleensä noin 1 kuukauden sprintteinä. Teemoja voidaan nostaa esiin vuosikellon tavoin vuoden jokaisena kuukautena. Kehityshaasteissa sovelletaan kattavia kommentointimahdollisuuksia, erilaisten näkökulmien tarkastelua ja useita arviointimenetelmiä. Arvioinneissa hyödynnetään sekä osallistujien että erityisten asiantuntijatiimien kannanottoja. Arviointi voi olla kvantitatiivista tai kvalitatiivista. Lisäksi Kehityshaasteissa voidaan käyttää erityistä räätälöitävää päätösmatriisia (ReviewScale, linkki leipätekstiin).

Corefinerin IdeaScale-alustan joustavan laajennettavuuden avulla voidaan yrityksen innovaatioprosessissa hyödyntää useita erilaisia työnkulkuja. Ideat luokitellaan ensiarvioinnissa käsiteltäväksi nopeutetun prosessin mukaisesti, jolloin käytetään vähemmän jalostusvaiheita. Ilmeisimmät ehdotukset voidaan nostaa suoraan toteutukseen (fast track). Monivivahteisemmat teema ohjataan perusteellisempaan työnkulkuun, jolloin prosessissa on useampia iteroituvia vaiheita ja eri vaiheissa idean sisältöä rikastutetaan mm. erilaisten asiantuntijaryhmien toimesta ennen lopullista johdon hyväksyntää toteuttamisesta.

IdeaScalen käyttö

Järjestelmän (tai sen pienempiä osia, kuten kampanjaa) hallinnoi tehtävään määritelty pääkäyttäjä (administrator). Pääkäyttäjä hallinnoi mm. käyttäjiä ja voi valtuuttaa näille erilaisia tehtäviä, kuten moderointi. Moderoija (moderator) ohjaa kampanjan sisällä ideoiden prosessointia määritysten mukaisesti. Yhtenä tärkeänä tehtävänä moderoijalla on ideoiden siirto vaiheesta toiseen, mikäli tuota tehtävää ei ole automatisoitu tai sitä ei ole valtuutettu idean omistajalle.

Kampanjan osallistujat esittävät uusia ideoita yksilöidyn lomakkeen kautta. Ideoita kommentoidaan räätälöidyillä kommentointikentillä ja arvioidaan kampanjan kannalta tarkoituksenmukaisin kriteerein. Pääsääntöisesti osallistuja antaa ideat ja kommentit omasta toimestaan ja omalla nimellään. Voidaan myös määritellä, että toinen IdeaScaleen rekisteröitynyt henkilö kirjaa idean toisen puolesta. Tällä tavoin voidaan toimia, jos esimerkiksi kaikilla henkilöstön jäsenillä ei ole mahdollisuutta hankkia tunnuksia IdeaScaleen. Ideoiden anto ja kommentointi voi tapahtua myös anonyymisti, mutta antajan tulee olla kirjautuneena järjestelmään. Osallistuja voi äänestää ja kommentoida muiden tekemiä ideoita ja täydentää halutessaan aikaisemmin esittämäänsä ideaa, ellei se ole jo siirretty seuraavaan vaiheeseen työnkulussa. Eri vaiheisiin voidaan määrittää erilaisia tiimejä ja asiantuntijoita arvioimaan ehdotusta erilaisin menetelmin, kuten ReviewScale.

Jäsenhallinnassa voidaan määrittää, että hallinnoija hyväksyy aina uuden osallistujan ennen pääsyä järjestelmään, muista rajoitteista riippumatta.

Toimivan innovaatioprosessin perusedellytyksistä on avoin ja säännöllinen viestintä. Ideoiden edistymisestä käsittelyprosessin aikana voidaan viestittää IdeaScalen automatisoidun viestinvälityksen kautta. Samaa perustoiminnallisuutta voidaan hyödyntää myös yleisemmin kampanjakohtaisessa viestinnässä, jolloin osallistujia aktivoidaan ideanantoon ja jatkojalostamiseen.

Monipuolisen raportoinnin avulla viestitään osallistujille ja myös muille sidosryhmille ideoiden määristä, aktiivisimmista ideoijista ja trendeistä ilmoitustaulutyyppisesti. Laajempaa raportointia on käytettävissä varsinaisille innovaatioprosessin omistajille ja päättäjille.

IdeaScalessa on laajat integraatiomahdollisuudet. REST API -rajapintojen avulla voidaan tietoa välittää niin sisään- kuin ulospäinkin. Perinteisten Excel-integraatioiden lisäksi on käytettävissä integraatioita myös erilaisiin sosiaalisen median ratkaisuihin, kuten Facebookiin, LinkedIniin ja Yammeriin.

Turvallisuus on tärkeä osa IdeaScalen toiminnallisuutta. Single Sign-On -määrityksen avulla voidaan IdeaScale liittää yhdeksi osaksi yrityksen järjestelmäkokonaisuutta, jolloin käyttäjän ei tarvitse erikseen kirjautua järjestelmään luodakseen idean tai osallistuakseen muuten prosessiin. Järjestelmän käyttöä voidaan rajoittaa automaattisesti mm. IP-osoitteiden ja domain-tunnusten avulla. Jäsenhallinnassa voidaan määrittää, että aina, muista rajoitteista riippumatta, uusi osallistuja täytyy erikseen hallinnoijan toimesta hyväksyä ennen pääsyä järjestelmään.

ReviewScale: Asiantuntija-arvioinnin tärkeä merkitys yhteiskehittämisessä

Corefinerin IdeaScale -alustassa hyödynnetään sekä osallistujien että erityisten asiantuntijatiimien kannanottoja. Osallistujat arvioivat muiden ideoita äänestämällä, kvantitatiivisilla teemaan sovitetuilla mittareilla, kuvakkeilla ja kommenteilla. Arviointi voi olla siis sekä kvantitatiivista että kvalitatiivista. Osallistujille voidaan myös tarjota mahdollisuus muiden kommenttien arviointiin sekä keskinäiseen viestintään esimerkiksi jonkin esityksen selventämiseksi. Osallistuja voi lajitella ideoita niiden uutuuden, suosion ja luokittelun perusteella, ja moderoija voi nostaa idealistan kärkeen haluamiaan ehdotuksia. Idea käsittelylle voidaan asettaa määräaikoja, ja käsittelyajan lähestyessä loppuaan idea voidaan automaattisesti nostaa esille. Ahkerat ideoijat ja kommentoivat kerryttävät pistesaldoaan. IdeaScaleen on rakennettu täten kattava joukko toimintoja, joilla tähdätään pelillistämiseen, aktiiviseen osallistumiseen, rakentavaan yhteisjalostamiseen ja arviointiin, joilla tuotetaan kustannustehokkaasti merkittäviä ja laadullisesti hyviä kehitysehdotuksia.

Osallistujien arviointimenettelyjen lisäksi Corefinerin IdeaScale -alustassa on tarjolla erityinen päätösmatriisityökalu, ReviewScale (liitekuva tähän). Päätösmatriisin tarkoituksena on tuottaa ehdotuksista punnittuja näkemyksiä ja arviointeja, asettaa ehdotuksia keskinäiseen järjestykseen ja tuottaa siten päätöksenteolle perusteltuja ja strukturoituja toimenpidesuosituksia.

ReviewScale suunnataan yleensä erityiselle asiantuntijaraadille, jolla on edellytykset tarkastella esimerkiksi ehdotuksen strategianmukaisuutta, potentiaalia, toteutettavuutta ja vaikutuksia. Tällainen arviointi muodostaa oman vaiheensa ehdotusten käsittelyssä ja ReviewScalea käytetään yleensä kohdistetuissa Kehityshaasteissa, jossa yhtä teemaa käsitellään monipuolisesti eri näkökulmista ja syvällisempien arviointikriteerien avulla.

ReviewScalessa hallinnoija määrittää päätösmatriisin parametrit, kuten kannattavuus, toteutusaika, kustannusarvio, elinkaariodotus, liikevaihtoarvio, resursointi ja riskit. Eri parametreille voidaan asettaa painokertoimia. ReviewScale tuottaa arvioinneista selkeän tulosteen (dashboard).

ReviewScalen rinnalle ja jatkoksi voidaan rakentaa IdeaScale -kampanjat liiketoimintamallin (BMC, Business Modell Canvas) ja arvolupausmatriisin (VPC, Value Proposition Canvas) sekä muiden liikkeenjohdollisten tarkastelujen tuottamiseksi.